Tips till chefen: Involvera mera och gör ditt aktivitetsbaserade kontor till en succé!

Adecco Sverige

Skrivet av
Adecco Sverige
Den

Mer...

Dela inlägget


Närmare hälften av alla kontorsanställda jobbar på andra ställen än på kontoret. Det ställer nya krav på utformningen av både organisation och fysisk arbetsmiljö. Den nya trenden aktivitetsbaserade arbetsplatser är en lösning. Den kan öka lönsamheten, kreativiteten och trivseln. Hur du som chef tar dig an förändringen spelar en avgörande roll i hur det går!

Vad ska du göra idag? Hålla i ett möte, jobba i din projektgrupp, beta av högarna på skrivbordet? Eller ska du svara på mejl, ringa några samtal och skriva färdigt en rapport?

Arbetsdagen består, för de flesta kontorsanställda, av en mängd olika uppgifter. Mobiler, plattor, bärbara datorer och trådlösa nätverk gör det möjligt att utföra dem i olika miljöer, både på och utanför kontoret. Det har förändrat vårt sätt att se på arbete. Idag handlar det om att göra sitt jobb, inte att gå till jobbet. Faktum är att mellan 20 och 50 procent av alla kontorsanställda ofta jobbar någon annanstans än just på kontoret.

Traditionellt sett har företag baserat sitt behov av kontorsyta på ett visst antal kvadratmeter per arbetsplats. Nu är det många som tänker om. Stora svenska företag som Nordea och Swedbank har färre arbetsplatser än anställda på sina huvudkontor. Varför ha sittplatser som ständigt gapar tomma?

– Idag är det smartare att utgå från hur många medarbetare som är på plats, när man planerar kontorsyta. Utifrån det kan företagen sedan utforma ett flexibelt kontor, där medarbetarna kan sätta sig på den plats som bäst passar uppgiften, säger Henrik Axell på Kinnarps, som driver konceptet Next Office – ABW.

Bild_Henrik-Axell

Henrik Axwall

Det är en del i den världsomfattande trend som kallas aktivitetsbaserade arbetsplatser. Kontor där det personliga skrivbordet har plockats bort och ersatts av olika typer av arbetsrum. Det kan vara små tysta rum. Stora landskap där samtalet flödar. Stora och små mötesrum. En ombonad soffa för stillsammare samtal och platser däremellan som ger utrymme för spontana möten. Den egna arbetsutrustningen förvaras i ett personligt skåp – och varje dag väljer medarbetarna sittplats utifrån vilken arbetsuppgift som ska utföras.

I ärlighetens namn: Det här sättet att jobba är redan en självklarhet inom en mängd andra branscher, som exempelvis sjukvården och barnomsorgen. Men nu är det alltså de kontorsanställdas tur att tänka nytt.

– Varje kontor måste hitta sin egen unika lösning. Det är viktigt att den stämmer överens med verksamhet, behov och beteendemönster hos de anställda. Därför gör vi alltid en djupgående analys, tillsammans med företaget, innan vi börjar prata ren inredning, säger Henrik Axell.

Vinsterna för företagen är många: Minskade lokalkostnader genom att ytorna används effektivt. Ett mer hållbart kontor som går att anpassa till ökad eller minskad personalstyrka under många år framöver, utan några större förändringar. Större kreativitet när det skapas plats för spontana möten. Och större välmående hos medarbetare som kan flytta sig mellan ergonomiskt riktiga miljöer.

Men att göra om ett kontor är inte bara en förändring på ytan – det är en process som påverkar människorna i lokalerna. En studie från Stressinstitutet vid Stockholms universitet visar till exempel att det är vanligare med konflikter på aktivitetsbaserade arbetsplatser än på andra kontor. Anledningen, tror forskaren Christina Bodin Danielsson, är att arbetet där ofta sker i team, och att grupparbete i sig lättare leder till konflikter.

Hennes kollega Aram Seddigh har dessutom, i en alldeles färsk avhandling, visat att anställda som vill vara andra till lags, störs extra mycket i öppna kontorsmiljöer. Han förklarar det med att det i en miljö med mycket rörelse krävs att man står på sig, är tydlig med att uttrycka sina behov och tar hänsyn till sig själv. Människor som vill vara vänliga och har en tendens att ställa upp för alla andra, gör det därför ofta på bekostnad av sitt eget arbete.

– Kontorslandskap är kända för att störa koncentrationen. Och är du otrygg och kommer till en arbetsplats där du inte ens har en egen plats, då både mår du dåligt och gör ett dåligt jobb, säger psykologen Oskar Henrikson. Han driver företaget Habitud och har stått för fackkunskapen i Adeccos kampanj Rätt personlighet på rätt plats.

Själva grunden till att chefer och företagsledare ska få njuta av de positiva effekterna av aktivitetsbaserade arbetsplatser är därför att medarbetarna känner sig trygga på jobbet och i gruppen. Den tryggheten är det chefens uppgift att bygga upp. Och nyckelordet är involvera.

– Det kan vara obehagligt som chef att samla sin arbetsgrupp, informera om stora förändringar och möta invändningarna. Ändå är det just de samtalen du behöver ha. Du behöver fråga: Vad förväntar ni er av mig som chef nu? Vilka farhågor ser ni med den nya utformningen av kontoret? Vilka behov har ni, var och en, för att kunna utföra ert arbete bra – och vad kan vi göra för att tillfredsställa dem, säger Oskar Henrikson.

Ja, för vi människor är olika. Några av oss är introverta och behöver en tyst och ostörd miljö för att bästa kunna utföra vår uppgift. Några av oss är extroverta och behöver utrymme att resonera och samtala oss fram till nya lösningar. Sedan finns det de som står precis mitt emellan, de ambiverta, som trivs i båda miljöerna. Allas behov måste fram i ljuset, och vara okej att prata om.

Alla är dock inte medvetna om vilken personlighetstyp de är. Därför bör ett aktivitetsbaserat kontor ha utrymmen för många olika behov i designen. Något som faktiskt också slås fast i arbetsmiljölagen.

– Utöver det tror jag att varje kontor behöver ett kodsystem som hjälper alla att bli nöjda. Tänk lite Magdalena Ribbing: ”i det här rummet har vi tysta förmiddagar”, ”när jag sätter på mig hörlurar vill jag vara ifred”, ”den här flaggan betyder att det inte gör något om jag blir avbruten”. Det kodsystemet behöver gruppen skapa tillsammans.

Det finns en utbredd uppfattning om att vi människor generellt är emot förändringar. Men Oskar Henrikson vill inte ställa upp på den bilden.

– Att få med sig en grupp i en förändring handlar om att få varje person att inse hur belönande förändringen kommer att bli. Möt medarbetarna med öppenhet, berätta hur de kommer att kunna välja plats, att företaget spar pengar och vad det ska leda till. Till slut kommer du ha en arbetsgrupp som både ropar ja och trivs på jobbet!

Koll på begreppen!

ABW: Activity based workplace – aktivitetsbaserade arbetsplatser

Flexkontor: Aktivitetsbaserade kontor utan personliga arbetsplatser

Kombikontor: Aktivitetsbaserade kontor med personliga arbetsplatser

Läs mer!

kontorsforskning.se

stressforskning.su.se

habitud.se