Sluta springa – få mer gjort!

Den

Mer...

Dela inlägget


Blogg Adecco jobba smartareVi borde jobba smartare istället för snabbare. Det menar Anna Zetterberg som specialiserat sig på hur vi kan styra vår hjärnkraft så att vi får ut det mesta av oss själva och våra hjärnor på jobbet. 

 

De flesta av oss har en plan för vad vi ska göra när vi kommer till jobbet. Men många av oss går också därifrån utan att ha genomfört den. Oplanerade möten, kollegor som vill prata, akuta uppgifter som måste gå före. Vad är det som händer? Varför gör vi inte det som vi borde göra?
– Ibland kan det kännas som att våra hjärnor gör lite som de vill och som om vi inte har kontroll över oss själva. Helt plötsligt sitter vi där och kollar mejlen fast vi skulle skriva en rapport.
Det säger Anna Zetterberg, prestations- och motivationskonsult och författare till boken Mer än hjärna. Efter att ha utbildat människor i arbetslivet i personlig effektivitet i många år, började hon fundera på varför vi så sällan gör det vi borde göra – oavsett om det gäller att träna oftare eller att planera vår arbetsdag. Det ledde till att hon fördjupade sig i hjärnans funktion och hur den påverkas av tempot vi lever med idag.

– Kortfattat kan man väl säga att den tekniska utvecklingen går fortare än biologin i oss. Den snabba informationsströmmen gör att våra prestationssystem går på max hela tiden, fast de är menade att växla mellan prestation och vila. Det är som att köra bil på tomgång, till slut går det inte längre.
Hjärnans drivkraft är att hjälpa oss att göra smarta val i livet. Ytterst handlar det om överlevnad och hjärnan är på ett sätt fortfarande kvar i stenåldern, då när jobbet handlade om att skaffa mat för dagen och säkra en trygg miljö för familjen.

– Denna typ av konkreta effekter av våra handlingar ger belöningar som gör att vi känner oss nöjda. Men många av oss har idag mer abstrakta arbeten med långsiktiga mål. Detta bedöms spontant av stenåldershjärnan som oviktigt ur överlevnadssynpunkt. Den styr dig därför från det arbetet, mot att i stället ägna dig åt det som ger en snabbare eller mer konkret belöning, säger Anna Zetterberg.
Hjärnan vill alltså hellre kolla mail och bocka av enkla grejer på listan. För att förmå oss själva att arbeta med komplexa och långsiktiga arbetsmoment, trots att det går emot våra uråldriga instinkter, behöver vi koppla på delar av hjärnan som drar enormt mycket energi. Vilket är svårt eftersom hjärnans överlevnadsmekanismer vill hjälpa oss att hushålla med just energin. I brist på denna kunskap sparar de av oss våra svåraste uppgifter till sist.
Anna Zetterberg menar att vi blir korkade av stressen, både på kort sikt och på lång sikt. När vi kör på i turbofart tar vår kortsiktiga och känslomässigt styrda ”reptilhjärna” över. Den är inte ute efter att optimera vår prestation ur ett kvalitativt och långsiktigt perspektiv. Den driver oss i stället mot att maximera oss själva. En inriktning som är förödande eftersom den inte har något slut. Hur mycket du än gör så blir du aldrig klar.

– Vi är maximeringsdrivna idag. Det anses fortfarande coolt att inte ha tid att vara ledig. Och många av oss styrs av våra känslor och söker kortsiktiga belöningar. Är du trött och stressad är det lättare att falla för smågodiset på eftermiddagen eller att skjuta på att skriva rapporten eftersom det tar emot och är lite tråkigt.
För att komma åt stressen skickar vi medarbetare på kurser i mindfulness och i att hantera stress, men, som Anna Zetterberg skriver i sin bok: ”Att försöka slappna av med huvudet fullt med oavslutade arbetsuppgifter, är som att skura golvet med en smutsig mopp”.

– Det vi behöver lära oss är att styra vår hjärnkraft. Ett sätt att lyckas med det är att dela upp dagen i olika tankefokus. Det är smart eftersom hjärnan dels använder olika ”frekvenser” när vi jobbar med olika saker, dels bara kan ägna sig fullt ut åt en sak i taget om vi faktiskt vill åstadkomma något.
Det betyder exempelvis att vi behöver se över våra uppgifter och se till att skapa lugna rum när vi ska göra något som kräver vår fulla koncentration. Och ja, det är faktiskt tillåtet att stänga in sig då.

– Mejlen är nästa stora utmaning. Många upplever att de drunknar i sina mail. Det vi bör träna på är att avgränsa den tid och det fokus vi lägger i in-boxen. När vi väl ägnar oss åt den så bör vi, i stället för att bara titta på vad som ligger där, strama upp hjärnan och fatta beslut om vad som behöver göras. I samma takt som det strömmar ny information behöver vi hantera den, annars drunknar vi. Har man en bra struktur för detta tjänar man mycket hjärnkraft.

Kundbrev_mars_blogg2
Det bästa är så klart att få ner stressen över lag så att hjärnan kan fungera som den ska. I grunden handlar det om att hitta balansen där du kan prestera på jobbet och vara ledig när du är ledig. Och för att det ska bli så behöver du vara nöjd när du går därifrån. Och det kräver att du övervinner din hjärna.
– Det är en superhård träning. Det krävs en otroligt stark vilja för att ta kontroll över sitt liv. Men det positiva är att vår hjärna är plastisk, vilket betyder att vi kan anpassa den till vårt liv genom medveten träning, säger Anna Zetterberg.
Men det är inte bara ett jobb som varje medarbetare ska göra, företagen har mycket att vinna på att hjälpa sina anställda med det här. Det är både deras ansvar och deras stora möjlighet att både få bättre saker gjorda med bättre kvalitet, menar hon.

– Ledarnas viktigaste uppgift är att hjälpa de anställda med prioriteringen så att det är solklart vad som ska vara gjort till exempelvis sommaren. Gör de det ser de vad som inte kommer att hinnas med. Och det är smartare att prioritera bort något innan du börjar med det. Då slipper du känslan av att aldrig bli nöjd med vad du gjort.
Om du tränar din hjärna blir du alltså mer nöjd eftersom att du fått gjort det du ska. Du får rätt saker gjorda och du får lämna jobbet på jobbet och får därmed mer fritid och återhämtning.

– När jag är ute på företagen och pratar om det här möter jag en del frustration över att vi inte redan gör allt det här. Och de jag jobbat med ett tag är faktiskt många gånger överväldigade. Ganska sällan handlar glädjen om att de presterat bättre. Istället pratar de om välmående, nöjdhet, balans och kontroll – och ett rikare liv helt enkelt, säger Anna Zetterberg.

Tio sätt att jobba smartare

1. Ägna tid åt planering och prioritering
Avsätt tid regelbundet för att se över vad du bör göra och vad du inte bör göra. Dela på förhand in dagen i olika tanketid. Om du vet vad du ska göra när du kommer till jobbet så får du en flygande start. Det ökar din effektivitet med upp till tio gånger!
2. Gör de komplexa arbetsuppgifterna först
De kräver mycket kraft av din hjärna, och därför kommer den dra dig mot att göra något som känns enklare och roligare. Men roligast i längden blir det om du har rapporten klar, eller hur?
3. Håll dig pigg
Sov ordentligt, ta pauser när du jobbar och fyll på med vatten, frukt och kaffe.
4. Minimera distraktioner när du behöver fokusera
Om du inte har mailhantering som din primära arbetsuppgift bör du stänga av mobil och mejl och, om du har möjlighet, stäng in dig i ett rum när du behöver fokusera. Varje avbrott gör dig onödigt korkad. Ta bort alla aviseringar om nya meddelanden. Du bestämmer när du ska ta hand om nyinkommen information.
5. Gör en sak i taget
Ju mer desto bättre verkar vi tänka idag, men hjärnan kan faktiskt bara gör en sak åt gången. Varje gång du skiftar fokus tar det massor av energi att komma tillbaka till det du höll på med. Det är slöseri med hjärnkraft.
6. Bryt ner stora arbetsuppgifter i delmål
Och skriv varje del på att göra-listan. Det är bra för motivationen att känna att du kan bocka av något på den.
7. Begränsa din mail-tid
Mejlhantering kräver beslut av oss samtidigt som det gör att vi tappar fokus från det vi borde göra. Ta två tillfällen under dagen när du jobbar med mejlen. Kasta det som är oviktigt direkt. Spara undan information som inte kräver någon handling i en mapp där du kan hitta det när du behöver det. Planera in det som kräver åtgärd i kalendern.
8. Ändra start-vyn i Outlook från inbox till kalender-vy
Då möts din hjärna av ”vad har jag tänkt göra?” i stället för ”vad vill alla andra att jag ska göra?”
9. Hitta ditt eget varför i varje uppgift
Om du vet varför du gör det du gör så kommer din egen kraft att jobba med dig istället för emot dig.
10. Vill du öka din prestation?
Se till att ha zoner i ditt liv där du inte presterar. Ha roligt. Var mänsklig. Släpp prestigen.